צרורות קצרים ומדויקים – Short Controlled Bursts 🪖🔫

במהלך שירותי הצבאי למדתי לירות בכלי נשק שונים. לכולם היה עיקרון בסיסי אחד – ירי במצב בודדת עדיף על ריקון המחסנית בצרור ארוך. למוח שלנו קל יותר להתמודד עם משימות קטנות מאשר עם משימה אחת גדולה. משימה גדולה נראית אימתנית בהשוואה לכמה משימות קטנות יותר.

חלוקה של משימה גדולה למשימות קטנות מספר יתרונות בולטים:

1. השלמת כל משימה מקנה לנו הרגשת ניצחון, החלוקה תאפשר לנו לחוות ניצחונות קטנים במהלך ביצוע של המשימה הגדולה

2. נוכל לשלוט בצורה טובה יותר בנעשה ולקבל תמונה על הדרך שעשינו והדרך שנותרה לפנינו

3. ראיה כוללת של כל ״הדברים״ שיש לעשות

4. מאפשרת לנו לעמוד את כמות העבודה שנותרה

5. ניתן לתעדף בקלות את המשימות ולקבוע מהם הדברים בעלי הערך המינימלי להשלמתו של הפרויקט

6. כאשר המציאות מכתיבה לנו סדרי עדיפויות חדשים נוכל לעצור ולחזור למקום שממנו הפסקנו

7. הפחתת לחץ

הייני דוגמא: נניח כי עליכם להציג מצגת פני פורום רחב בו יתקבלו החלטות משמעותיות – הכנתה דורשת שבוע או שבועיים. אם תהיה לכם משימה אחת כדוגמת ״הכנת מצגת״ היא תראה מאוד מעורפלת , לא ברורה, זה יהיה כמו לנסות להגיע מ-0 ל-100 באפס זמן. אך אם תחלקו את משימת המצגת לכמה משימות קטנות תיווצר לפניכם תוכנית פעולה ברורה יותר.

ניתן לחלק את משימת המצגת באופן הבא:

1. בחירת תבנית להצגה, צבע, גופן וגודל – משימה אחת

2. יצירת שקף פתיח עבור כל נושא שיוצג – משימה עבור כל נושא

3. איסוף מידע עבור כל נושא - משימה עבור כל נושא

4. איסוף דוגמאות ממצגות קודמות באותו נושא

5. התייעצות עם עמיתים במקומות שבהם תרצו חיזוק או המלצה

6. כתיבת תוכן המצגת – משימה עבור כל נושא

כל המשימות יחד מהוות את החלק השלם, ככל שתתקדמו בכתיבת המצגת רשימת המשימות תקטן והסיכוי להשלמתה בזמן יגדל.

בתמונה: תכנון פרויקט באמצעות Mindmap

רוצים ללמוד עוד על קשר בין תכנון להצלחה? כנסו לקישור וצפו: https://bit.ly/3dYSJOw